1. Inleiding
GrowWork Healthcare B.V. is één van de groepsmaatschappijen van GrowWork Group B.V. (‘GrowWork Group’). GrowWork Group ondersteunt organisaties in het publieke domein met een breed spectrum aan HR-dienstverlening. Persoonsgegevens zijn daarbij van cruciaal belang, want zonder persoonsgegevens kunnen wij vraag en aanbod op de arbeidsmarkt niet bij elkaar brengen en kunnen wij geen wezenlijke bijdrage leveren aan het oplossen van de complexe maatschappelijke vraagstukken van deze tijd. GrowWork Group hecht dan ook sterk aan jouw privacy. Reden waarom we jouw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandelen en beveiligen, conform de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) hieraan stelt. Dat betekent dat wij:
• Duidelijk aangeven voor welke doelen wij persoonsgegevens verwerken.
• Het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.
• Je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin jouw toestemming is vereist;
• Je persoonsgegevens niet doorgeven aan derden, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn;
• Wanneer wij jouw persoonsgegevens delen, afspraken maken met derden om ervoor te zorgen dat deze gegevens niet voor andere doelen worden gebruikt;
• Passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van de partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;
2. Wie zijn we?
GrowWork Group is gevestigd te ’s-Hertogenbosch, Lekkerbeetjesstraat 2 5211AL en is samen met haar groepsmaatschappijen GrowWork Healthcare, InterWork, JS Consultancy, POSG Holding en
Roler Personeelsdiensten Holding verantwoordelijk voor de gegevensverwerking (de verwerkingsverantwoordelijke conform de AVG).
3. Wanneer verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens vanaf het moment dat je deze gegevens achterlaat op onze website. Bijvoorbeeld wanneer je je aanmeldt voor een job-alert, nieuwsbrief of event, solliciteert op een vacature of jouw gegevens invult op de MijnOmgeving. Ook verwerken we jouw persoonsgegevens als je telefonisch of per e-mail contact met ons opneemt om jouw interesse in onze dienstverlening te tonen of wanneer je je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.
4. Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening en er een wettelijke grondslag is. Jouw persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor je ze hebt achtergelaten. Meer specifiek verwerken wij jouw gegevens om:
• vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar te brengen;
• je te helpen een betekenisvolle loopbaanstap te zetten;
• met je te communiceren;
• je te informeren over onze dienstverlening en activiteiten door middel van nieuwsbrieven (opt-in);
• een bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en hiervoor de relevante administratie te voeren;
• informatie te verstrekken over openstaande vacatures door vacature-alerts (opt-in);
• met je in contact te treden over jouw sollicitatie;
• jouw geschiktheid te beoordelen voor een functie of opdracht, waarbij ook gebruik kan worden gemaakt van referentiechecks en social media (als dit voor de functie relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven);
• profielenmailings te verzenden aan opdrachtgevers met daarin curricula vitae van beschikbare professionals;
• je in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers;
• een arbeidsovereenkomst, detacheringsovereenkomst of overeenkomst van opdracht met je aan te gaan en het uitvoeren van de in dat kader relevante administratie;
• te beoordelen of je voor een premiekorting en/of subsidie in aanmerking komt;
• je ter beschikking te stellen aan en werkzaamheden te laten verrichten voor opdrachtgevers;
• jouw persoonlijke ontwikkeling te bevorderen door opleiding, loopbaancoaching en assessments;
• onze re-integratieverplichtingen na te komen en de benodigde administratie uit te voeren;
• toegang te verlenen tot de MijnOmgeving, de online portal waar je verschillende werkzaken kunt regelen en jouw persoonsgegevens kunt inzien, rectificeren of verwijderen;
• een zakelijke relatie te onderhouden;
• onze dienstverlening te verbeteren en voor kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
• managementinformatie- en rapportages te verzamelen;
• marktanalyses, data analyses, interne audits en accountantscontroles uit te voeren;
• onderzoek te doen naar (vermoedelijke) overtreding van overeengekomen afspraken, interne beleidsregels/instructies en/of wet- en regelgeving;
• een klacht, bezwaar of melding van een datalek te behandelen;
• wet- en regelgeving na te leven.
5. Welke persoonsgegevens verwerken wij van jou?
Een deel van de persoonsgegevens die we verwerken is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om onze dienstverlening te verbeteren.
De onderstaande gegevens kunnen wij verwerken, afhankelijk van de dienst of functionaliteit op onze website. Zo verwerken wij jouw curriculum vitae alleen wanneer je met ons een bemiddelings- of arbeidsverhouding aangaat of solliciteert op een vacature en speelt jouw bankrekeningnummer pas een rol wanneer je daadwerkelijk ten behoeve van of via GrowWork Group arbeid gaat verrichten. Meer specifiek gaat het – onder meer – om de volgende (documenten met) persoonsgegevens:
• NAW-gegevens;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Geboortedatum;
• Geslacht;
• Curriculum vitae en daarmee automatisch ook informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• Gegevens over trainingen en opleidingen en/of assessments die je zelf of via ons hebt gevolgd;
• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van je geschiktheid, bijvoorbeeld referenties, getuigschriften en Verklaring Omtrent het Gedrag;
• (Pas)foto (op vrijwillige basis);
• Doelgroepstatus/doelgroepverklaring;
• Kopie ID-bewijs en daarmee automatisch ook BSN, pasfoto, geboorteplaats en nationaliteit;
• A1-verklaring, verblijfsvergunning of tewerkstellingsvergunning;
• Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris-, financiële-, en/of verzuimadministratie, bijvoorbeeld jouw arbeidsovereenkomst, salaris en bankrekeningnummer;
• Bedrijfsnaam van de zzp-er of zakelijke relatie;
• KvK uittreksel, BTW nummer;
• Naam en contactgegevens van het bedrijf;
• Andere gegevens om een goede zakelijke relatie te kunnen onderhouden.
Wij leggen bijzondere persoonsgegevens alleen vast als dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen of als dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ worden gegevens bedoelt waaruit iemands ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gezondheid, strafrechtelijk gedrag, seksuele leven of het lidmaatschap van een vakbond blijken. Alleen de personen voor wie het nodig is om over deze gegevens te beschikken voor de uitoefening van de werkzaamheden hebben toegang tot deze gegevens.
6. Met wie kunnen wij jouw persoonsgegevens delen?
GrowWork Group kan jouw persoonsgegevens verstrekken aan één van onze werkmaatschappen, leveranciers, zakelijke relaties, overheidsinstanties en andere instanties (zoals een pensioenfonds). Wij verstrekken jouw persoonsgegevens alleen aan derden als dit van belang is voor de uitvoering van onze dienstverlening, het verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens worden verzameld, er een wettelijke grondslag is of sprake is van een gerechtelijk bevel of gerechtelijk vonnis. Met partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst conform de AVG.
7. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen. Als er geen wettelijke bewaartermijn is, bepalen wij zelf hoe lang de persoonsgegevens worden bewaard. Dit zal afhankelijk zijn van de relevantie van de gegevens voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, waarbij het uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. Als een bewaartermijn is verstreken, worden de persoonsgegevens vernietigd, verwijderd of geanonimiseerd. Wegens fiscale verplichtingen, claims of audits kan het voorkomen dat gegevens langer worden bewaard.
Kandidaten (indien je nog niet voor ons hebt gewerkt):
Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na jouw laatste sollicitatie. Je krijgt zowel een jaar na de laatste sollicitatie als twee jaar na de laatste sollicitatie een bericht van ons dat je bij ons staat ingeschreven. Indien je niet meer bemiddeld wilt worden, kun je jezelf uitschrijven via de MijnOmgeving.
Werkenden:
Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na het einde van het dienstverband. Indien je niet meer bemiddeld wilt worden, dan kun je dit aangeven in de MijnOmgeving of bij jouw contactpersoon.
Zakelijke relaties:
Hoelang wij jouw persoonsgegevens bewaren is afhankelijk van de relevantie van de gegevens voor het onderhouden van of vastleggen van onze relatie en de overige hierboven genoemde doelen.
8. Jouw rechten
Als GrowWork Group jouw persoonsgegevens verwerkt heb je een aantal rechten, waaronder het recht om:
• te weten welke persoonsgegevens wij van je hebben vastgelegd;
• jouw persoonsgegevens te laten aanpassen of verwijderen;
• een beperking aan te vragen op het verwerken van jouw persoonsgegevens;
• ons te vragen jouw persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij;
• bezwaar te maken tegen een verwerking van jouw persoonsgegevens;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
Wil je een verzoek tot inzage, rectificatie, verwijdering of overdracht van jouw persoonsgegevens indienen of wil je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens? Dan kun je een schriftelijk verzoek indienen via privacy@growworkgroup.nl. Om misbruik te voorkomen vragen we jou om je te identificeren door een kopie van een geldig ID-bewijs mee te sturen. Vergeet niet om op de kopie jouw BSN en pasfoto af te schermen. Je kunt hier bijvoorbeeld de ‘KopieID’ app voor gebruiken.
Wij zullen zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen één maand reageren op jouw verzoek. In uitzonderlijke situaties kan het voorkomen dat we meer tijd nodig hebben. Wij zullen je hierover dan tijdig berichten. In het geval je een eigen account voor de MijnOmgeving hebt, kun je een aantal van de persoonsgegevens die we van jou hebben verzameld op ieder moment ook zelf aanpassen of verwijderen.
9. Technische informatie en cookies
In de regel kan onze website worden bezocht zonder er persoonsgegevens worden verwerkt. Wel verzamelt de website bepaalde niet-identificeerbare informatie voor het beheer en de verbetering van de website, zoals het IP-adres van jouw internetaanbieder, de webpagina’s die je bezoekt en de geolocatie waar je je bevindt.
Voor de cookies die wij plaatsen op jouw internetbrowser is jouw toestemming niet vereist, omdat de cookies jouw privacy niet, of slechts een beetje schenden én de cookies geplaatst worden met het doel informatie te verkrijgen over de kwaliteit en effectiviteit van de website of geleverde dienst. Hieronder vind je een overzicht van de soorten cookies die via onze website worden geplaatst:
Analytische cookies:
Deze cookies plaatsen we om unieke bezoekers te registeren en informatie te verwerken over hoe (vaak en lang) bezoekers onze website gebruiken. Het websitebezoek wordt gemeten met Google Analytics. Alleen GrowWork Group heeft toegang tot de verzamelde gegevens in Google Analytics en gebruikt de geanonimiseerde gegevens niet voor een ander doel dan voor verbetering van de website.
Authenticatie cookies:
Deze cookies plaatsen we om je te identificeren bij het inloggen en gedurende jouw sessie als ingelogde gebruiker op onze website. De cookies verlopen na acht uur, waarna je automatisch wordt uitgelogd. Indien je eerder uitlogt verlopen de cookies automatisch. Deze cookies bevatten geen inloggegevens en gelden alleen voor de webbrowser waarmee je inlogt.
Het is niet mogelijk om je af te melden voor deze cookies, omdat onze website zonder deze cookies niet kan functioneren. Je kunt oude, reeds geplaatste cookies zelf verwijderen via de instellingen van jouw internetbrowser.
10. Beveiliging
Wij zijn ons er terdege van bewust dat het omgaan met persoonsgegevens valt of staat met passende beveiligingsmaatregelen. Om die reden zullen we er alles aan doen om samen met onze IT-dienstverlener jouw persoonsgegevens passend te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Wij doen dit niet alleen door te kijken naar de techniek, maar ook naar hoe wij als organisatie omgaan met persoonsgegevens.
11. Vragen, opmerkingen, klachten of datalek
Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens of is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, bijvoorbeeld omdat je onbedoeld inzage hebt in persoonsgegevens die niet voor jou bestemd zijn of omdat je een zwakke plek in een van onze websites of systemen hebt ontdekt, dan kun je per e-mail contact met ons opnemen via privacy@growworkgroup.nl. Vermeld daarbij jouw naam, contactgegevens en een omschrijving van de situatie. Onze Functionaris voor de Gegevensbescherming is te bereiken via hetzelfde mailadres.
12. Wijzigingen
Om uiteenlopende redenen kunnen wij van tijd tot tijd veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in onze Privacyverklaring. De meest actuele Privacyverklaring is te allen tijde in te zien op onze website. Deze versie is opgesteld in mei 2018.
Klachtenprocedure
Bij GrowWork streven wij ernaar om optimaal tegemoet te komen aan de wensen van onze kandidaten, werkenden en klanten. Heb je toch een klacht, dan zullen we proberen om deze naar ieders tevredenheid op te lossen.
Ons uitgangspunt is dat er zoveel als mogelijk in onderling overleg naar een bevredigende oplossing wordt gezocht, samen met je contactpersoon van GrowWork. Is er geen contactpersoon of lukt het niet om de situatie op te lossen, dan zijn er de volgende mogelijkheden:
1. Je kunt een probleem, klacht of misstand melden bij de integriteitsfunctionaris van GrowWork Group, de overkoepelende holding, via het e-mailadres klachten@growworkgroup.nl. De integriteitsfunctionaris registreert de melding en begeleidt het afhandelingsproces.
Een klacht zal als volgt worden afgehandeld:
• Elke klacht registreren we in ons systeem. Je ontvangt een bevestiging dat we de klacht in goede orde hebben ontvangen.
• De integriteitsfunctionaris neemt contact met je op en bepaalt in onderling overleg wie de juiste persoon is die de afhandeling van de klacht kan uitvoeren.
• De klacht wordt doorgezet naar de klachtafhandelaar. De klachtafhandelaar neemt contact met je op en streeft ernaar de klacht direct op te lossen of stemt samen met jou af welke maatregelen er worden getroffen om de klacht zo snel als mogelijk af te handelen.
• De klachtafhandelaar rapporteert de afhandeling van de klacht. Als de klacht naar ieders tevredenheid is afgehandeld, wordt deze door de integriteitsfunctionaris afgesloten. We streven ernaar om de klacht binnen twee weken na ontvangst te hebben afgehandeld.
2. Als je ongewenst gedrag of een misstand ervaart en je kan of wil de situatie niet voorleggen aan de integriteitsfunctionaris van GrowWork Group, dan kun je de situatie (anoniem) bespreken met onze externe vertrouwenspersoon Trix Sillen van ’t Eiland Mediation en Coaching. Bereikbaar via het telefoonnummer 06-200 063 34 of het e-mailadres info@heteiland.nl.
3. Als er geen passende oplossing wordt gevonden voor de gemelde situatie, dan heb je de mogelijkheid om een formele klacht in te dienen bij een externe klachtencommissie, waarvoor een klachtenprocedure en klachtenformulier beschikbaar wordt gesteld. Een formele klacht kan worden ingediend via het e-mailadres klachten@growworkgroup.nl t.a.v. de directie van GrowWork Group.